Должностная инструкция Заведующего канцелярией Печать
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (примерная)
Заведующего канцелярией 1. Общие положения

1.1.Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора (руководителя) предприятия.
1.2.Заведующий канцелярией непосредственно подчиняется директору (руководителю) предприятия.
1.3.В своей работе Заведующий канцелярией руководствуется Конституцией Украины, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства на предприятии, настоящей должностной инструкцией.
1.4. В период временного отсутствия Заведующего канцелярией, его обязанности возлагаются на _______________.

2.Квалификационные требования:Базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист) без требований к стажу работы. Полное общее среднее образование, профессионально-техническое образование и стаж работы в службе делопроизводства -не менее 1 года.

3.Заведующий канцелярией знать:
- постановления, распоряжения, приказы, методические нормативные и другие руководящие материалы по организации делопроизводства;
- государственную систему делопроизводства;
- стандарты системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия;
- организацию делопроизводства на предприятии;
- схемы документооборота;
- порядок разработки номенклатуры дел, описаний дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок передачи дел в архив;
- системы организации контроля за выполнением документов;
- организационную технику и другие средства автоматизации управленческой работы;
- основы трудового законодательства, организации производства и управления;
- правила внутреннего трудового распорядка.

4.Функциональные обязанности:
Заведующий канцелярией:
- Руководит службой делопроизводства на предприятии.
- Обеспечивает своевременную обработку полученной и отправленной корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет систематический контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.
- Организует работу, состоящую в приеме материалов и документов, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, их регистрации, учете и передаче в соответствующие структурные подразделения, хранении материалов текущего делопроизводства, формировании дел и их направлении на государственное хранение.
- Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и в его подразделениях, номенклатуру дел.
- Разрабатывает предложения по усовершенствованию системы делопроизводства, внедряет их, принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами автоматизации управленческой работы и т. п.
- Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием и хранением материалов, своевременной передачей их в архив, подготовкой справок о соблюдении сроков исполнения документов.
- Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
- Принимает участие в подготовке созванных руководством совещаний, организует их техническое обслуживание.
- Оформляет документы на служебные командировки, регистрирует работников, прибывающих в командировки на предприятие.
- Руководит работниками канцелярии.

5. Права :
Заведующий канцелярией имеет право:
5.1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
5.2. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненных ему работников.
5.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы относящиеся к вопросам деятельности канцелярии.
5.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Заведующего канцелярией.
5.4. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам относящимся к производственной деятельности отдела.

6. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность за:
6.1. Результаты и эффективность производственной деятельности отдела.
6.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а так же работу подчиненных ему работников.
6.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отдела.
6.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.
6.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.
6.6. Не обеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками, находящемся в подчинении Заведующего канцелярией.

7.Условия работы.
7.1. Режим работы Заведующего канцелярией определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
7.2. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Заведующему канцелярией может выделятся служебный автотранспорт.
7.3. Исключительной сферой деятельности Заведующий канцелярией является обеспечение планирования и организация канцелярии.
7.4. Заведующему канцелярией для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

8. Прочие условия

Настоящая Должностная Инструкция сообщается Заведующему канцелярией под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять___________________(Подпись)
"______"______________200___ г.