Вот уже многие годы идея полностью отказаться от бумажного документооборта витает по компаниям и офисам разного калибра. И хотя в этом направлении были сделаны уже значительные подвижки и такие компании как Укрзвит постоянно предлагают новые сервисы, полностью перейти на электронный документооборот пока не получается. Есть и законодательные ограничения и не все пользователи к этому готовы. Тем не менее давайте рассмотрим все плюсы и минусы подобной инновации.

Плюсы

Экономия. Вы экономите реальные деньги на бумаге, чернилах, почтовых услугах и т.д. К тому же эти тонны бумаги нужно где-то хранить.

Доступ и организация. Быстро найти нужный бумажный документ и передать его другому сотруднику бывает очень непросто. В то время как в электронном виде, документ может быть доступен неограниченному количеству человек мгновенно благодаря облачным сетевым приложениям.

Экология. Хотя в нашем обществе еще мало кого заботят вопросы экологии, тем не менее вы реально поможете своему городу, если ваша компания не будет утилизировать каждый год сотни картриджей и использованной бумаги.

Минусы

Непрерывность. У вас будет постоянный доступ к документам, но вы также можете его в миг потерять, если корпоративный сервер выйдет из строй. Самые важные документы все равно нужно будет копировать на внешние источники.

Безопасность. Бумажный документ всегда можно запереть в сейф или закрыть в кабинете. Безопасность электронных документов всегда под угрозой из-за вирусов, хакеров, разгильдяйства персонала.

Процессы. Вам придется перестроить все рабочие процессы. На пример, подключать платежную систему онлайн или разжиться цифровой подписью. Многих сотрудников нужно будет специально обучать пользоваться такими вещами.

Время. Как бы нам не хотелось, но на электронный документооборот вы не перейдете за один день. Чтобы реализовать все изменения вам потребуется гораздо больше времени, чем вы предполагаете.